易用性。对于中小企业来讲，往往一个造价高昂、设备专业的会议室条件是难以满足的。如何在相对“简陋”的会议室内，极少改变原有设施、提供现代高清视频会议体验是中小企业视频会议选型的关键之一。另外，对于中小企业而言，一般都没有专门的IT工程师来维护视频会议系统，使用网络视频会议系统还必须足够简单易用，并可实现免维护，这样才可以让视频会议有效发挥更大价值。

视频会议的出现，很大程度上解决了企业执行力低下的问题。通过视频会议，企业可以节约会议的成本，提高会议的效率，不仅可以再本地召开会议，还可以通过网络视频会议来与在外地的差旅人员取得联系，获取新的外地信息，为企业高层的决策提供足够的依据。同样，企业的决策也可以通过视频会议系统对差旅在外的工作人员进行类似现场一样的指导。

视频会议过程中能够听到自己的声音

视频会议过程中，发现能够听到自己的声音又传回来了，例如很多手机当用免提的时候，也很容易出现该种情况，这类主要是音频设备没有选择好。虽然现在的视频会议软件都拥有消除回声功能，但是没有一个能够真正将回声消除的，所以还需要后前端的音频设备来匹配，比如艾力特音频的全向麦克风，需要其自带回声消除功能，这样才能确保对方的声音从喇叭出来，不会从产品的拾音部位又传出，导致回声。若由于条件所限，可以降低音频输入设备的灵敏度，增加拾音设备和扬声器，功放的空间距离，减小声音和通过距离效应改善回声。

灯光照度是会议室的基本必要条件。摄像机均有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩，从窗户射入的光(色温约5800K)比日光灯(3500K)或三基色类(约3200K)偏高，如室内有这两种光源(自然及人工光源)，就会产生有蓝色投影和红色阴影区域的视频图像;另一方面是召开会议的时间是随机的，上午、下午的自然光源照度与色温均不一样。因此会议室应避免采用自然光源，如果采用人工光源，所有窗户都应用深色窗帘遮挡，并且应选择冷光源，诸如“三色基灯”(R、G、B)效果，避免使用热光源。